Firmenübergreifende Einstellungen
Im Adminmenü können die firmenübergreifende Einstellungen für das Vergabeprotokoll aufgerufen werden.
Bei der Bezeichnung kann eine individuelle Bezeichnung für alle Vergabeprotokolle eingegeben werden. Ist das Feld leer, wird automatisch der Titel Vergabeprotokoll hinterlegt.
Es können die Kosten oder Prozente der Allgemeinen Bauabzüge, Baugarantieversicherung, Baureklame und der Mehrwertsteuer-Satz (MwSt.) angegeben werden.
Zudem kann angegeben werden, ob WIR akzeptiert wird oder nicht.
Es können noch zusätzliche Informationen zu den allgemeinen Bauabzügen und zu der Baugarantieversicherung angegeben werden.
Der Standort der Unterschriften kann angegeben werden. Es kann zwischen folgenden Einstellungen gewählt werden: Deckblatt und Ende Text, Nur auf dem Deckblatt, Nur am Ende des Texts.
Ist Leere Antworten als Nein anzeigen aktiv, so werden nicht beantwortete Fragen im Vergabeprotokoll automatisch auf Nein gestellt. Ist diese Funktion deaktiviert, so bleiben die Fragen ohne Beantwortung.
Vergabeprotokoll erstellen
In dem gewünschten Projekt kann über das grüne Plus ein neues Vergabeprotokoll erstellt werden. Wenn mehr als eine Vorlage für die Vergabeprotokolle bestehen, so kann in einem zweiten Schritt gewählt werden, welche Vorlage übernehmen werden soll.
Eine neue Vorlage kann nur durch einen Superuser erstellt werden. Dazu kann beim Erstellen eines neuen Vergabeprotokolls Ohne Vorlage gewählt werden.
Übersicht
In der Übersicht können die Protokollangaben wie die Arbeitsgattung, Unternehmer, Datum der Sitzung, Standort, Datum Vollendung Gesamtbauwerk und eine Bemerkung eingegeben werden.
Mit dem Kopier-Icon (1) kann das Vergabeprotokoll kopiert werden. Es werden die Themen und Texteinträge mitkopiert. Das Kopieren der Teilnehmenden ist optional.
Sobald das Vergabeprotokoll abgeschlossen ist, kann es über das grüne Schloss (2) gesperrt werden und das Icon ändert sich zu einem roten Schloss. Anschliessend können keine Veränderungen mehr vorgenommen werden. Um ein gesperrtes Vergabeprotokoll zu entsperren, kann das rote Schloss gewählt werden. Achtung: Dabei werden alle Unterschriften gelöscht!
Über das Papierkorb-Icon (3) kann das Vergabeprotokoll gelöscht werden.
Zudem ist es über das Stiftsymbol (4) möglich für einzelne Protokolle den Titel von Vergabeprotokoll (Standard) auf einen anderen Titel anzupassen.
Teilnehmende
Mit dem gelben Icon (1) können Teilnehmende importiert werden. Wenn Du ebenfalls das Baumanagement nutzt, kannst Du die Teilnehmenden auch aus dem Baumanagement importieren. Du kannst auch aus bestehenden Protokollen Teilnehmende importieren, dort werden Dir alle Teilnehmenden angezeigt, welche bereits einmal in einem Protokoll genutzt wurden.
Du kannst die Teilnehmenden auch über das grüne Plus (2) hinzufügen. Dort kann die E-Mailadresse eingeben werden. Es können auch mehrere Teilnehmende gleichzeitig hinzugefügt werden, dazu müssen die E-Mailadressen auf einzelnen Zeilen aufgeführt werden.
Die Standard-Sortierung ist jeweils nach Firma / Nachname / Vorname. Die Sortierung kann über das Sortier-Icon (3) angepasst werden. Achtung: Die Teilnehmer werden jeweils nur innerhalb der Kategorien sortiert. Eine Sortierung der Kategorien ist nicht möglich.
Um die Kategorie von mehreren Personen auf einmal zu ändern, können die Personen, sowie die Kategorie über das dunkelblaue-Icon (4) gewählt werden.
Die Eigenschaften wie Initialen, Vorname, Nachname, Firma, Funktion, E-Mailadresse und Kategorie können direkt in den Feldern angepasst werden.
Die Funktion muss im Adminmenü unter Teilnehmende von einem Superuser aktiviert werden.
Mit dem Schraubenschlüssel-Icon (5) kann eine Person aus diesem Protokoll gelöscht werden. Die Unterschrift dieser Person wird dabei ebenfalls gelöscht.
Einladung
Wird die Einladung angewählt, so erstellt es eine E-Mail mit den Sitzungsinformationen und einer .ics-Datei (Kalendereinladung) an die Teilnehmenden im Protokoll.
Berechnung
Bei der Berechnung kann die Eingabesumme und das Abgebot mit Datum eingetragen werden. Die Berechnung wird automatisch kalkuliert und auf dem PDF erscheint die Berechnung auf einer separaten Seite nach dem Deckblatt.
Bei dem Feld Freie Berechnung kann ein zusätzlichen Text inkl. Betrag eingetragen werden, welcher dann mit der gewünschten Bezeichnung auf dem PDF ebenfalls mitkalkuliert wird.
Text
Das Vergabeprotokoll hat bereits Texteinträge und Informationen enthalten, welche durch einen Superuser in der Vorlage erstellt wurden.
Es gibt verschiedene Arten von Texteinträgen:
- Bei dem vordefiniertem Text mit Platzhalter(n) kann der Text nicht angepasst werden. Die Platzhalter werden an den vordefinierten Stellen eingetragen. Beispielsweise bei den Einträgen 3.1, 3.2
- Abhängig von der Antwort (Ja/Nein) müssen zum Text noch weitere Informationen angegeben werden. Beispielsweise bei den Einträgen 33, 3.4, 3.5
- Es können auch vordefinierte Texte eingegeben werden, welche weder eine Antwortmöglichkeit, noch einen Platzhalter haben.
- Bei einem Freitext, kann man den Texteintrag komplett bearbeiten.
Grau hinterlegte Felder können jeweils nicht geändert werden. Weiss hinterlegte Felder sind entweder Freitext-Felder oder für Platzhalter vorgesehen.
Zu jedem Texteintrag hat man die Möglichkeit eine Beilage hinzuzufügen. Dazu kann man auf der rechten Seite das Büroklammer-Icon anwählen. Falls eine oder mehrere Beilagen hinzugefügt wurden, wird die Anzahl der Beilagen rot angezeigt - in diesem Beispiel eine Beilage bei dem Eintrag 3.5.
Zudem kann es sein, dass bei einzelnen Einträgen Notizen zu diesem Punkt gemacht wurden. Die Notizen werden gelb auf der rechten Seite angezeigt. Auf dem PDF-Ausdruck sind die Notizen nicht ersichtlich.
Layout zur Bearbeitung
Die einzelnen Punkte können durch einen Superuser angepasst bzw. geändert werden. Somit können bei einzelnen Vergabeprotokollen Anpassungen vorgenommen werden. Bei allgemeinen Änderungen sollen die Anpassungen in der Vorlage gemacht werden.
Öffnet man als Superuser den Text, so erscheint die Frage ob man das Layout zur Bearbeitung öffnen möchte. Wählt man hier ja, hat man die Möglichkeit Anpassungen am kompletten Vergabeprotokoll vorzunehmen, wählt man nein, so öffnet sich die Maske um das Vergabeprotokoll auszufüllen.
Wurde ein Thema später hinzugefügt oder im Bereich Text einmal entfernt, kann es über das gelbe Icon (1) hinzugefügt werden.
Mit dem hellblauen Icon (2) können Texteinträge in dasselbe oder in ein anderes Protokoll und Projekt kopiert werden. Bitte siehe dazu weiter unten in dem Kapitel Texteintrag kopieren.
Auf dem PDF wird jeweils automatisch nach einem Texteintrag ein Seitenumbruch gemacht, wenn die Seite voll ist. Möchte man den Seitenumbruch an einer anderen Stelle haben, so kann ein manueller Seitenumbruch (3) gemacht werden.
Über das dunkelblaue Icon (4) kann ein neuer Texteintrag hinzugefügt werden. Ist bei einem Thema kein Texteintrag vorhanden. So kann das Traktandum angewählt und der Texteintrag hinzugefügt werden. Zudem ist es möglich, dass bei den einzelnen Texteinträgen über das Plus (4) ein neuer Texteintrag gemacht wird. Bei dem ersten Plus macht es einen neuen Texteintrag mit der nächsten Nummer (Beispiel 1.2). Wird das zweite Plus angewählt erstellt es einen Untertext (Beispiel 1.1.1).
Mit dem Schraubenschlüsselsymbol (5) kann ein Traktandum gelöscht werden.
Die Vorschau (1) öffnet wie das PDF aktuell daherkommt. Damit die Erstellung der Vorschau nicht zu lange dauert, wird nur der Textbereich erstellt. Falls das PDF mit Deckblatt, Pendenzen- und Beschlussliste erstellt werden soll, kann man dies auf der Übersicht machen über PDF erstellen.
Ist man in einem Text, so können Platzhalter (2) hinzugefügt werden. Die Platzhalter dienen dazu, dass automatisch berechnete Informationen nicht manuell eingegeben werden müssen. Es wird eine Liste der möglichen Platzhalter angezeigt. So kann beispielsweise das Protokolldatum oder der Sitzungsort hinterlegt werden.
Es können Einträgen verschiedene Symbole (3) hinzugefügt werden. Die Symbole sind im Text ersichtlich und werden auch auf dem PDF angezeigt. Es können maximal zwei Symbole angezeigt werden.
Mit der Navigation (4) kann direkt zu einem Eintrag oder Traktandum gesprungen werden, ohne dass man im Protokoll an die Stelle scrollen muss.
Alle weisse Icons (5) beeinflussen die Formatierung im Text und im PDF-Ausdruck. Von links nach rechts hast Du folgende Möglichkeiten für die Formatierung:
- Aufzählungszeichen
- Text fett markieren
- Text kursiv markieren
- Text unterstrichen markieren
- Text durchgestrichen markieren
- Text gelb hervorheben
- Textfarbe anpassen (cyan, violett, blau, rot, orange, grün, grau schwarz)
- Formatierung entfernen
Mit dem Ein-/Ausblend-Icon (1) kann gewählt werden, ob die Positionsnummern im Ausdruck erscheinen sollen. Diese Option muss von einem Superuser im Adminmenü aktiviert werden.
Mit der Sprachblase (2) können Notizen zu einem Texteintrag hinzugefügt werden. Sind Notizen ausgefüllt wird das Icon gelb. Die Notizen werden nicht auf dem PDF ausgedruckt.
Pro Texteintrag können noch diverse Einstellungen (3) vorgenommen werden. Die Erklärung zu den einzelnen Symbolen findest Du unten jeweils von links oben nach rechts unten
- Mit der Heftklammer können Beilagen hinzugefügt werden. PDF-Beilagen können direkt dem Protokoll in den Einstellungen unter Ausdruck hinzugefügt werden.
- Das Papierkorb-Icon löscht den Texteintrag. Der Texteintrag kann nur durch REΛLVIEW wiederhergestellt werden. Wende Dich dazu an den Support über 044 512 18 00 oder [email protected]
- Es kann ein Bild an einen Texteintrag angefügt werden. Auf dem PDF-Ausdruck wird das Bild standardmässig oberhalb des Texteintrags angezeigt. Falls dies geändert werden soll, muss dies von einem Superuser an den Support über [email protected] gemeldet werden.
- Es kann die Historie des Texteintrags über das Uhrsymbol geöffnet und ein älterer Texteintrag wiederhergestellt werden. Die Änderung wird jedes Mal gespeichert, wenn man aus dem Texteintrag klickt.
- Öffnet die Texteinstellung zu diesem Punkt im Vergabeprotokoll.
- Wird der Haken aktiviert, so verschwinden die Optionen Zuständig, Termin und Kategorie. Stattdessen wird ein Riegel aktiviert, welchen man zwischen Ja und Nein umschalten kann. Diese Option muss von einem Superuser im Adminmenü aktiviert werden.
Texteinstellung
Wählst Du bei einem Texteintrag das violette Icon mit dem Schraubenschlüsselsymbol, so kann der Feld-Typ (1) des Texteintrags angepasst werden. Es kann zwischen folgenden Feld-Typen gewählt werden:
- Mit Informationsfeld mit Platzhalter hast Du die Möglichkeit einen fixen Text einzufügen, welcher nur mit den Platzhaltern ergänzt werden kann.
- Bei einem Informationsfeld mit Freitext kann der Text von den Usern frei eingetragen, angepasst und gelöscht werden.
- Möchte man innerhalb eines Themas nur bei einem Texteintrag mit der Option Ja/Nein die Möglichkeit geben Ja zu wählen, so muss bei all diesen Texteinträgen Verknüpftes Feld mit nur einem ‘Ja’ gewählt werden.
- Ist bei dem Informationsfeld mit Begründung wenn ‘Nein’ bei der Option Ja/Nein das Nein aktiv, so muss der Platzhalter ausgefüllt werden.
- Ist bei dem Informationsfeld mit Begründung wenn ‘Ja’ bei der Option Ja/Nein das Ja aktiv, so muss der Platzhalter ausgefüllt werden.
Du kannst den Platzhaltern eine Bezeichnung (2) geben, welche anschliessend dem User beim Ausfüllen des Vergabeprotokolls angezeigt wird. Der Platzhalter zum Einfügen (3) wird automatisch generiert.
Über die allgemeinen Text-Platzhalter (4) kann die Bauvollendung, Erfüllungsgarantie oder Konventionalstrafe eingefügt werden.
Du hast im Text (5) die Möglichkeit Deinen Text zu schreiben, welcher anschliessend im Vergabeprotokoll erscheint. Um die Platzhalter an den gewünschten Stellen einzufügen, kannst Du im Text an die gewünschte Position gehen und dann den Platzhalter zum Einfügen (3) wählen
Texteintrag kopieren
Wird das hellblaue Icon (1) ausgewählt, öffnet sich ein Fenster. In diesem können die zu kopierenden Texteinträge gewählt (2) werden. Die ausgewählten Texteinträge werden anschliessend nur in einem Traktandum hinzugefügt.
Mit Kopieren nach (3) werden die Texteinträge kopiert, mit Schliessen (4) schliesst man das neu geöffnete Fenster. Hat man bereits Kopieren gewählt, so bleiben diese im Zwischenspeicher.
Über Zurücksetzten (5) werden die kopierten Texteinträge zurückgesetzt.
Anschliessend kann man in das gewünschte Projekt und Protokoll wechseln und wieder das hellblaue Icon anwählen. Anschliessend kann man das gewünschte Traktandum anwählen (1) und die kopierte Texteinträge werden eingefügt.
Unterschriften
Es können bis zu fünf Personen für die Unterschrift des Vergabeprotokolls hinzugefügt werden. Um die Person auszuwählen, kann in das Feld neben Firma oder Name angewählt werden. Es können nur Personen ausgewählt werden welche unter Teilnehmende erfasst sind.
Anschliessend kann über das Fenster neben der Person die Unterschrift gesetzt werden. Es muss direkt auf dem PC / Tablet unterzeichnet werden, das Einfügen eines Bildes ist nicht möglich.
Versand
Wird der Versand angewählt, so erstellt es eine E-Mail für den Versand der E-Mail an die Teilnehmenden im Protokoll. Der E-Mail wird automatisch das Vergabeprotokoll als PDF angefügt.
PDF erstellen
Erstellt das Vergabeprotokoll als PDF und öffnet dieses direkt in Deinem PDF-Programm. Du hast nun die Möglichkeit das PDF zu überprüfen, bevor Du es an die Teilnehmenden versendest.
Themen
Die Themen können nur durch einen Superuser angepasst werden.
Über das gelbe Icon (1) hast Du die Möglichkeit eine Traktanden-/Themenvorlage zu importieren. Andernfalls kannst Du die Themen auch manuell über das grüne Plus anlegen (2). Die Themen werden automatisch nummeriert - Du kannst die Nummerierung jedoch auch Anpassen oder Untertraktanden (1.1, 1.2, etc.) nutzen.
Somit können bei einzelnen Vergabeprotokollen Anpassungen vorgenommen werden. Bei allgemeinen Änderungen sollen die Anpassungen in der Vorlage gemacht werden.
Mit dem Schraubenschlüssel-Icon (3) kannst das Thema löschen. Achtung: das Löschen eines Themas löscht auch alle darin enthaltenen Texteinträge.
Einstellungen
Die Einstellungen können nur durch einen Superuser angepasst werden.
Somit können bei einzelnen Vergabeprotokollen Anpassungen vorgenommen werden. Bei allgemeinen Änderungen sollen die Anpassungen in der Vorlage gemacht werden.
Sichtbarkeit
Wird bei Protokoll im Projekt ein anderes Projekt angewählt, so wird das Vergabeprotokoll in dieses Projekt verschoben. Wie das Vergabeprotokoll kopiert wird, siehst Du unter Übersicht.
Zudem kannst Du die Protokollserie einschränken. Falls Du diese Option nutzt, können nur die ausgewählten Personen dieses Protokoll einsehen und bearbeiten - anderen Projektteilnehmern wird das Protokoll nicht angezeigt. Superuser sehen jeweils immer alle Projekte und Protokolle.
Ausdruck
Ist der Texteinzug bei dritter Stufe aktiv, werden Positionsnummer ab drei Ziffern (3.2.1) ca. 4mm eingerückt.
Ist Leere Traktanden drucken aktiv, werden Traktanden auch gedruckt, wenn sie keine Texteinträge beinhalten.
Wird Links im Text markieren aktiviert, werden alle Links (beginnend mit https:// und http://) blau markiert und unterstrichen. In einem zweiten Schritt kann man die Links im Text kürzen. Beispielsweise https://link.realview.ch/345kdE8i
Kann aktiviert werden um ein Protokoll als Vorabzug zu markieren.
Ist Angehängte Beilagen in Protokoll übernehmen aktiv, so werden beim generierten PDF des Protokolls die PDF-Beilagen direkt an das Protokoll angefügt. Ist die Funktion deaktiviert, so werden die Beilagen in der E-Mail als separate Dateien mitgesendet. Es können nur PDF-Beilagen direkt an das Protokoll angefügt werden.
Wenn Du PDF/A nutzen möchtest, kannst Du diese Funktion aktivieren. Das PDF-Protokoll wird, sofern keine durchsichtigen Elemente vorhanden sind, in ein PDF/A umgewandelt. PDF/A entspricht dem ISO-Standard 19005-2:2012 (PDF/A-3) und wird für Langzeitarchivierungen benutzt.
Sortierung
Aktuell keine Einstellungen verfügbar
Dateiname
Ist die Funktion aktiv, kann ein eigener Dateiname gewählt werden, welcher automatisch generiert wird. Zur Hilfe können die Platzhalter genutzt werden:
- {yyyy} - vierstellige Jahreszahl
- {yy} - zweistellige Jahreszahl
- {mm} - zweistellige Monatszahl
- {dd} - zweistellige Tageszahl
- {ProtokollNummer} - Protokollnummer
- {ProtokollArt} - Protokollart, Bezeichnung des Protokolls
- {DokumentenName}
- {ProjektNummer} - Projektnummer
- {ProjektBezeichnung} -Projektbezeichnung
- {ProjektOrt} - Projektort
- {ProjektKurzBez} - Kurzbezeichnung des Projekts
- {InitialenErsteller} - Initialen des Protokollerstellers
Versand
Ist das Mitsenden der ICS-Kalenderdatei aktiv, wird beim Versand des Protokolls für die nächste Sitzung oder beim Versand der Einladung eine Kalender-Datei mitgesendet.
Es kann gewählt werden ob Personen mit der Kategorie Verteiler in der E-Mail im AN oder CC hinzugefügt werden.
Wird der eigene Versandtext aktiviert, kann für die Einladung und den Versand des Protokolls ein individueller Versandtext eingegeben werden. Ist diese Funktion deaktiviert, wird automatisch der Versandtext aus den Programmeinstellungen übernommen.
Weiteres
Wenn Text zurücknummerieren beim Kopieren aktiv ist, werden die Positionsnummern der Texteinträge beim Kopieren in ein neues Protokoll auf 1 zurück gesetzt.
Es wird jeweils automatisch die Sprache des Protokollerfassers als Protokoll-Sprache gesetzt. Diese kann pro Protokoll angepasst werden. Die Usersprache kann in der Programmverwaltung angepasst werden.
Einzelne Protokollserien können archiviert werden. In den Projekteinstellungen hast Du auch die Möglichkeit ein komplettes Projekt zu archivieren.
Ist Beilagen mitkopieren aktiv, werden die Beilagen beim Kopieren des Protokolls mitkopiert.
Mit dem lokalen Speicherort kann ein Ordner ausgewählt werden, in welchem die Protokolle automatisch beim Versand ebenfalls abgelegt werden.
Wird die Funktion Keine Unterordner anlegen am Speicherort deaktiviert, legt es für jede Sitzung beziehungsweise für jedes Protokoll einen Unterordner mit der Protokollnummer und Protokollserie an.
Dieses Protokoll wird als Vorlage verwendet und kann zum Kopieren in eine andere Protokoll-Serie übernommen werden. Vorlagen können nur durch einen Superuser erstellt und bearbeitet werden.
