In der Protokollübersicht siehst Du die bereits erfassten Protokolle, welche für Dich freigegeben sind zu einem Projekt. Bei den Protokolle welche vor dem Protokolldatum ein Schloss haben, wurde die Sichtbarkeit eingeschränkt. Über die Einstellungen kannst Du prüfen, welche Personen, die dem Projekt zugewiesen sind das Protokoll sehen. Superuser können immer alle Projekte und Protokolle sehen.
Die Protokolle können mittels Doppelklick geöffnet werden.
Über die Suche (1) können die Protokolle nach Protokollnamen gesucht werden (Schnellsuche). Zudem können die Protokolle über das Lupensymbol (4) durchsucht werden. Bei dieser Option kannst Du nach Stichwörtern suchen, welche in einem Protokoll vorgekommen sind. Hier durchsucht es die komplette Datenbank (Protokolle, Traktanden, Teilnehmende, Texteinträge, etc.). Da die komplette Datenbank durchsucht wird, kann diese Suche etwas länger dauern. Anschliessend werden Dir alle gefundenen Ergebnisse angezeigt.
Bei der Ansicht (2) kann eingestellt werden, wie Dir die Protokolle angezeigt werden und welche Protokolle Dir angezeigt werden sollen. Du kannst auswählen ob Dir immer das aktuellste Protokoll angezeigt wird oder standardmässig direkt auch die älteren Protokolle einer Protokollserie. Zudem kannst aktivieren oder deaktivieren, ob die Statistik in dem Projekt angezeigt werden soll.
Unter Meine Pendenzen (3) werden die Dir zugewiesenen Pendenzen zu diesem Projekt angezeigt. Es zeigt Dir die Pendenzen aus allen Protokollserien in diesem Projekt an.
Über das grüne Plus (5) kann ein neues Protokoll erstellt werden.
Die Beschlussliste (6) und Pendenzenliste (7) auf Projektebene zeigen alle Beschlüsse und Pendenzen welche in allen Sitzungsserien aufgenommen wurden.
Wird das E-Mailsymbol (8) angezeigt, so wurde dieses Protokoll noch nicht versendet. Um das Protokoll zu versenden kann das Protokoll wie Doppelklick geöffnet und versendet werden.
Über die drei Punkte (9) können Ordner erstellt oder gelöscht werden und Protkollserien in oder aus einem Ordner bewegt werden.
Protokollübergreifende Beschlussliste
Es werden einem alle Beschlüsse in diesem Projekt angezeigt.
Mit dem PDF-Icon kann die angezeigte Beschlussliste als PDF erstellt werden. Es werden immer alle angezeigten Pendenzen auf dem PDF ausgedruckt.
Protokollübergreifende Pendenzenliste
Es werden einem alle Beschlüsse bzw. Pendenzen in diesem Projekt angezeigt.
Über die Filterung (1) können die Pendenzen nach Zuständigkeit gefiltert werden. In dem Suchtext daneben kann ein Freitext eingegeben werden, nach welchem gesucht werden soll.
Die Ansicht kann zwischen den aktuellen Pendenzen (2) und allen Pendenzen gewechselt werden.
Zudem kann die Statistik (3) zu allen Pendenzen in diesem Projekt eingesehen werden. In der Statistik kannst Du diverse Informationen zu den Protokollen in diesem Projekt einsehen. Du siehst beispielsweise wieviele Protokolle geschrieben wurden und wer wie viele geschrieben hat. Du siehst auch wieviele Pendenzen noch offen sind und welchen Teilnehmenden die offenen Pendenzen zugewiesen sind.
Mit dem PDF-Icon (4) kann die angezeigte Pendenzenliste als PDF erstellt werden. Es werden immer alle angezeigten Pendenzen auf dem PDF ausgedruckt.
Eine Pendenz kann sowohl im Protokoll als auch in der Protokollübergreifenden Liste als erledigt markiert werden (5). Ist eine Pendenz überfällig, so erscheint daneben ein Warnsymbol (6).
Sitzungsordner
Es können Ordner erstellt und beliebig viele Sitzungsserien in einen Ordner verschoben werden. Eine Sitzungsserie in zwei Ordner auszuteilen ist nicht möglich. Ebenfalls ist es nicht möglich Unterordner anzulegen.
Wählt man die drei Punkte bei einem Protokolle, welches sich nicht in einem Ordner verbindet, so erhält man die Möglichkeit einen neuen Ordner hinzuzufügen oder das Protokoll in einen Ordner zu verschieben. Fügt man einen neuen Ordner hinzu, so wird man in einem zweiten Schritt aufgefordert den Ordnernamen festzulegen.
Öffnet man die Optionen bei einem bereits in einem Ordner vorhandenen Protokoll, so hat man die Möglichkeit dies in einen neuen Ordner zu verschieben, in einen bereits bestehenden Ordner zu verschieben oder aus dem aktuellen Ordner zu entfernen.
Bei dem Ordner hat man die Optionen einen weiteren Ordner hinzuzufügen, den aktuellen Ordner umzubenennen oder den Ordner zu löschen. Wird der Ordner gelöscht, werden alle darin enthaltene Sitzungsserien aus dem Ordner verschoben.
