Übersicht / Protokollkopf
In der Protokollübersicht kann über das grüne Plus ein neues Protokoll angelegt werden.
Über das Info-Icon (1) kann der Verlauf zu diesem Protokoll angezeigt werden. Darin ist ersichtlich, wann ein PDF oder ein Versand erstellt wurde sowie wann ein Protokoll kopiert wurde.
Mit dem Kopier-Icon (2) kann das komplette Protokoll kopiert werden. Es werden die Traktanden, die Teilnehmenden, der Text sowie der Protokollkopf übernommen. Wird dies bestätigt, kann ausgewählt werden in welches Projekt das Protokoll kopiert werden soll. Achtung: Nach dem Kopieren befindet man sich direkt in dem kopierten Protokoll!
Über das grüne Icon (3) kann der Protokoll-Ort und die verfassende Person ausgewählt werden. Der Ort und die verfassende Person, erscheinen zuunterst auf der Einladung / dem Protokoll.
Der Papierkorb (4) löscht das aktuelle Protokoll. Es wird jeweils nur das aktuelle Protokoll gelöscht, nicht die komplette Protokollserie.
In dem violetten Icon neben Nächste Sitzung (5) können die Informationen zum nächsten Protokoll in dieser Serie eingegeben werden. Es kann der Sitzungsintervall oder der nächste Termin, die Zeit und der Ort der nächsten Sitzung angeben werden. Solange diese Informationen nicht ausgefüllt sind, kann nicht ins nächste Protokoll gewechselt werden und das Icon bleibt grau!
Traktanden
Wenn im Adminmenü Traktandenvorlagen hinterlegt sind, können diese über das gelbe Icon (1) importiert werden. Andernfalls kannst Du die Traktanden auch manuell über das grüne Plus anlegen (2). Die Traktanden werden automatisch nummeriert - Du kannst die Nummerierung jedoch auch Anpassen oder Untertraktanden (1.1, 1.2, etc.) nutzen.
Mit dem Schraubenschlüssel-Icon (3) kannst Du einstellen, ob das Traktandum auf dem Deckblatt des PDFs erscheinen soll oder ausgeblendet werden soll. Standardmässig wird jedes Traktandum auf dem PDF angezeigt. Ebenfalls hast Du hier die Möglichkeit das Traktandum zu löschen. Achtung: das Löschen eines Traktandums löscht auch alle darin enthaltenen Texteinträge - Pendenzen aus früheren Sitzungen werden jedoch nicht gelöscht.
Wird ein Traktandum später hinzugefügt, so erscheint dieses nicht automatisch im Bereich Text. Über das Info-Icon (4) kann das Traktandum im Text hinzugefügt werden. Das Hinzufügen ist ebenfalls im Text möglich.
Teilnehmende
Mit dem gelben Icon (1) können Teilnehmende importiert werden. Wenn Du ebenfalls das Baumanagement nutzt, kannst Du die Teilnehmenden auch aus dem Baumanagement importieren. Du kannst auch aus bestehenden Protokollen Teilnehmende importieren, dort werden Dir alle Teilnehmenden angezeigt, welche bereits einmal in einem Protokoll genutzt wurden.
Du kannst die Teilnehmenden auch über das grüne Plus (2) hinzufügen. Dort kann die E-Mailadresse eingeben werden. Es können auch mehrere Teilnehmende gleichzeitig hinzugefügt werden, dazu müssen die E-Mailadressen auf einzelnen Zeilen aufgeführt werden.
Die Standard-Sortierung ist jeweils nach Firma / Nachname / Vorname. Die Sortierung kann über das Sortier-Icon (3) angepasst werden. Achtung: Die Teilnehmer werden jeweils nur innerhalb der Kategorien sortiert. Eine Sortierung der Kategorien ist nicht möglich.
Um die Kategorie von mehreren Personen auf einmal zu ändern, können die Personen, sowie die Kategorie über das dunkelblaue-Icon (4) gewählt werden.
Die Eigenschaften wie Initialen, Vorname, Nachname, Firma, Funktion, E-Mailadresse und Kategorie können direkt in den Feldern angepasst werden.
Zudem können Unterschriften (5) bei Personen hinzugefügt werden, welche am Schluss des Protokolls erscheinen.
Die Personenbezogenen Unterschriften und die Funktion muss im Adminmenü unter Teilnehmende von einem Superuser aktiviert werden.
Mit dem Schraubenschlüssel-Icon (6) kann eine Person aus diesem Protokoll gelöscht werden. Zugewiesene Texteinträge verlieren die Zuweisung zu dieser Person.
Text
Wurde ein Traktandum später hinzugefügt oder im Bereich Text einmal entfernt, kann es über das gelbe Icon (1) hinzugefügt werden.
Mit dem hellblauen Icon (2) können Texteinträge in dasselbe oder in ein anderes Protokoll und Projekt kopiert werden. Bitte siehe dazu weiter unten in dem Kapitel Texteintrag kopieren.
Auf dem PDF wird jeweils automatisch nach einem Texteintrag ein Seitenumbruch gemacht, wenn die Seite voll ist. Möchte man den Seitenumbruch an einer anderen Stelle haben, so kann ein manueller Seitenumbruch (3) gemacht werden.
Über das dunkelblaue Icon (4) kann ein neuer Texteintrag hinzugefügt werden. Ist bei einem Traktandum kein Texteintrag vorhanden. So kann das Traktandum angewählt und der Texteintrag hinzugefügt werden. Zudem ist es möglich, dass bei den einzelnen Texteinträgen über das Plus (4) ein neuer Texteintrag gemacht wird. Bei dem ersten Plus macht es einen neuen Texteintrag mit der nächsten Nummer (Beispiel 1.2). Wird das zweite Plus angewählt erstellt es einen Untertext (Beispiel 1.1.1).
Ist das Pendenzen-Icon grün (5), so sind bei diesem Traktanden noch offene Pendenzen vorhanden. Über das Icon können die offenen Pendenzen geöffnet und bearbeitet werden. Die Bearbeitung der Pendenz funktioniert gleich wie in der Pendenzenliste.
Mit dem Schraubenschlüsselsymbol (6) kann ein Traktandum gelöscht werden. Zudem kann eingestellt werden, ob das Traktandum auf dem PDF der Einladung erscheinen soll.
Die Vorschau (1) öffnet wie das PDF aktuell daherkommt. Damit die Erstellung der Vorschau nicht zu lange dauert, wird nur der Textbereich erstellt. Falls das PDF mit Deckblatt, Pendenzen- und Beschlussliste erstellt werden soll, kann man dies auf der Übersicht machen über PDF erstellen.
Ist man in einem Text, so können Platzhalter (2) hinzugefügt werden. Die Platzhalter dienen dazu, dass automatisch berechnete Informationen nicht manuell eingegeben werden müssen. Es wird eine Liste der möglichen Platzhalter angezeigt. So kann beispielsweise das Protokolldatum oder das Protokolldatum der nächsten Sitzung hinterlegt werden.
Es können Einträgen verschiedene Symbole (3) hinzugefügt werden. Die Symbole sind im Text ersichtlich und werden auch auf dem PDF angezeigt. Es können maximal zwei Symbole angezeigt werden.
Mit der Navigation (4) kann direkt zu einem Eintrag oder Traktandum gesprungen werden, ohne dass man im Protokoll an die Stelle scrollen muss.
Alle weisse Icons (5) beeinflussen die Formatierung im Text und im PDF-Ausdruck. Von links nach rechts hast Du folgende Möglichkeiten für die Formatierung:
- Aufzählungszeichen
- Text fett markieren
- Text kursiv markieren
- Text unterstrichen markieren
- Text durchgestrichen markieren
- Text gelb hervorheben
- Textfarbe anpassen (cyan, violett, blau, rot, orange, grün, grau schwarz)
- Formatierung entfernen
Mit der Sprachblase (1) können Notizen zu einem Texteintrag hinzugefügt werden. Sind Notizen ausgefüllt wird das Icon gelb. Die Notizen können nur über das Icon eingesehen werden und werden nicht auf dem PDF ausgedruckt.
Bei Pendenzen / Beschlüsse können Kurztexte (2) eingetragen werden, welche auf der Pendenzen-/Beschlussliste dann gekürt erscheinen. Diese Option muss von einem Superuser im Adminmenü aktiviert werden.
Pro Texteintrag können noch diverse Einstellungen (3) vorgenommen werden. Die Erklärung zu den einzelnen Symbolen findest Du unten jeweils von links oben nach rechts unten
- Text auf der Einladung anzeigen. Ist das Papierflieger-Icon blau, wird der Text auf dem PDF-Ausdruck angezeigt
- Mit der Heftklammer können Beilagen hinzugefügt werden. PDF-Beilagen können direkt dem Protokoll in den Einstellungen unter Ausdruck hinzugefügt werden.
- Das Papierkorb-Icon löscht den Texteintrag. Der Texteintrag kann nur durch REΛLVIEW wiederhergestellt werden. Wende Dich dazu an den Support über 044 512 18 00 oder [email protected]
- Texteinträge werden jeweils automatisch ins nächste Protokoll mitgenommen. Wird das hellblaue Icon deaktiviert, wird der Texteintrag nicht mitkopiert. Bei Pendenzen und Beschlüssen ist diese Funktion nicht vorhanden, da die Pendenzen und Beschlüsse auf der Pendenzen-/Beschlussliste weitergeführt werden.
- Es kann ein Bild an einen Texteintrag angefügt werden. Auf dem PDF-Ausdruck wird das Bild standardmässig oberhalb des Texteintrags angezeigt. Falls dies geändert werden soll, muss dies von einem Superuser an den Support über [email protected] gemeldet werden.
- Es kann die Historie des Texteintrags über das Uhrsymbol geöffnet und ein älterer Texteintrag wiederhergestellt werden. Die Änderung wird jedes Mal gespeichert, wenn man aus dem Texteintrag klickt.
- Wird der Haken aktiviert, so verschwinden die Optionen Zuständig, Termin und Kategorie. Stattdessen wird ein Riegel aktiviert, welchen man zwischen Ja und Nein umschalten kann. Diese Option muss von einem Superuser im Adminmenü aktiviert werden.
- Das Sperren und Entsperren von Texteinträgen ist nur für Superuser möglich. Diese Option muss von einem Superuser im Adminmenü aktiviert werden.
Texteintrag kopieren
Wird das hellblaue Icon (1) ausgewählt, öffnet sich ein Fenster. In diesem können die zu kopierenden Texteinträge gewählt (2) werden. Die ausgewählten Texteinträge werden anschliessend nur in einem Traktandum hinzugefügt.
Mit Kopieren nach (3) werden die Texteinträge kopiert, mit Schliessen (4) schliesst man das neu geöffnete Fenster. Hat man bereits Kopieren gewählt, so bleiben diese im Zwischenspeicher.
Über Zurücksetzten (5) werden die kopierten Texteinträge zurückgesetzt.
Anschliessend kann man in das gewünschte Projekt und Protokoll wechseln und wieder das hellblaue Icon anwählen. Anschliessend kann man das gewünschte Traktandum anwählen (1) und die kopierte Texteinträge werden eingefügt.
Pendenzenliste
Über das Filtericon (1) können die Pendenzen nach der Zuständigkeit gefiltert werden. Es kann zwischen den aktuellen und allen Pendenzen (2) gewechselt werden.
Mit dem PDF-Icon (3) kann eine Liste aller angezeigten Pendenzen als PDF exportiert werden.
Wenn im Adminmenü die Funktion aktiviert ist, dass die Pendenzen auch in der Pendenzenliste bearbeitet werden können, so kann dies über den Stift (4) gemacht werden. Die Einstellung im Adminmenü kann nur von einem Superuser aktiviert werden.
Die Zuständigkeit und der Termin können durch anwählen des x gelöscht und neu gesetzt werden (5).
Es kann eine Bemerkung (6) zu einer Pendenz eingegeben werden, die Bemerkung wird ebenfalls im Ausdruck der Pendenzenliste angezeigt.
Durch Klicken auf das runde Icon (7) wird eine Pendenz als erledigt markiert. Als Erledigungsdatum wird das aktuelle Sitzungsdatum gesetzt. Möchte man ein anderes Erledigungsdatum haben, kann man anstatt auf das Icon in der Feld links davon klicken und das gewünschte Datum auswählen.
Über das Schraubenschlüsselsymbol (8) kann aus einer Pendenz eine Folge-Pendenz oder ein neues Beschluss erstellt werden. Die Folge-Pendenz oder der neue Beschluss findest Du anschliessend im aktuellen Protokoll im Text.
Beschlussliste
Es kann zwischen den aktuellen und allen Beschlüssen (1) gewechselt werden. Als aktuelle Beschlüsse gelten die Beschlüsse, die auf sichtbar gestellt sind.
Mit dem PDF-Icon (2) kann eine Liste aller angezeigten Beschlüsse als PDF exportiert werden.
Wenn im Text aktiviert ist, dass die Beschlüsse auch in der Beschlussliste bearbeitet werden können, so kann dies über den Stift (3) gemacht werden. Die Einstellung im Adminmenü kann nur von einem Superuser aktiviert werden.
Es kann eine Bemerkung (4) zu einem Beschluss eingegeben werden, die Bemerkung wird ebenfalls im Ausdruck der Beschlussliste angezeigt.
Durch Klicken auf das Icon mit dem Auge (5) ist der Beschluss nicht mehr sichtbar. Möchte man den Beschluss wieder auf sichtbar setzten, müssen alle Beschlüsse angezeigt werden und das Icon mit dem durchgestrichenen Auge angewählt werden.
Über das Schraubenschlüsselsymbol (6) kann aus einem Beschluss eine neue Pendenz oder ein Folge-Beschluss erstellt werden. Die neue Pendenz oder der Folge-Beschluss findest Du anschliessend im aktuellen Protokoll im Text.
PDF erstellen
Möchte man die Einladung oder das Protokoll erstellen um den Ausdruck anzuschauen, so kann dies über PDF erstellen gemacht werden.
Wenn das PDF erstellt wurde, ist dies einsehbar über den grünen Hacken, welcher erscheint. Fährt man der Maus über den Hacken, sieht man wann und von wem das PDF erstellt wurde.
Versand
Klickt man auf den Versand, hat man die Möglichkeit die Einladung oder das Protokoll zu versenden. Es gibt zwei Arten des Versands:
- Versand via E-Mail - Fügt dem Versand ein PDF mit dem Protokoll an
- Upload auf Cloud - Lädt das Protokoll als PDF auf unsere Cloud hoch und der Download-Link wird dem Versand angefügt. Die Empfänger können über den Download-Link das PDF einsehen und herunterladen
Der Versand öffnet Dein E-Mailprogramm oder den E-Mail-Versand via Protokoll-App. Dies ist abhängig davon, von Deiner Einstellung in der Programmverwaltung.
Wenn das PDF versendet wurde, ist dies einsehbar über den grünen Hacken, welcher erscheint. Fährt man der Maus über den Hacken, sieht man wann und von wem das PDF versendet wurde.
Inputs einholen
Über Inputs einholen, wird ein Versand gestartet, in welchem man angeben kann bis wann und vom Inputs eingegeben werden können.
Zudem kann angegeben werden, ob die Inputs für die Einladung oder das Protokoll abgegeben werden sollen, sowie ob man beim eingereichten Inputs per E-Mail benachrichtigt werden möchte.
Stellt man ein, dass die eingereichten Inputs für alle sichtbar sind, so sieht jede aufgeforderte Person, die Inputs der Anderen. Ist diese Funktion deaktiviert, sehen die Personen nur ihre eigenen Inputs.
Ist Mail pro Teilnehmer aktiv, erhält jede teilnehmende Person eine separate E-Mail für das eingeben der Inputs. Beim Sammelmail erhalten alle aufgeforderten Teilnehmenden eine E-Mail, in welcher alle Empfänger drin sind.
Wenn das Inputs-Einholen versendet wurde, ist dies einsehbar über den grünen Hacken, welcher erscheint. Fährt man der Maus über den Hacken, sieht man wann und von wem das Inputs-Einholen versendet wurde.
Nächstes Protokoll
In dem violetten Icon neben Nächste Sitzung (1) können die Informationen zum nächsten Protokoll in dieser Serie eingegeben werden. Es kann der Sitzungsintervall oder der nächste Termin, die Zeit und der Ort der nächsten Sitzung angeben werden. Solange diese Informationen nicht ausgefüllt sind, kann nicht ins nächste Protokoll gewechselt werden und das Icon bleibt grau!
Sobald die Informationen ausgefüllt sind, wird das icon zu Nächstes Protokoll (2) blau und es kann in das nächste Protokoll gewechselt werden. Die Pendenzen und Beschlüsse aus dem aktuellen Protokoll werden nun in der Pendenzenliste weitergeführt.
Einstellungen
Sichtbarkeit
Wird bei Protokoll im Projekt ein anderes Projekt angewählt, so wird das Protokoll in dieses Projekt verschoben. Wie das Protokoll kopiert wird, siehst Du unter Übersicht / Protokollkopf.
Zudem kannst Du die Protokollserie einschränken. Falls Du diese Option nutzt, können nur die ausgewählten Personen dieses Protokoll einsehen und bearbeiten - anderen Projektteilnehmern wird das Protokoll nicht angezeigt. Superuser sehen jeweils immer alle Projekte und Protokolle.
Ausdruck
Ist der Texteinzug bei dritter Stufe aktiv, werden Positionsnummer ab drei Ziffern (3.2.1) ca. 4mm eingerückt.
Ist Leere Traktanden drucken aktiv, werden Traktanden auch gedruckt, wenn sie keine Texteinträge beinhalten.
Wird Links im Text markieren aktiviert, werden alle Links (beginnend mit https:// und http://) blau markiert und unterstrichen. In einem zweiten Schritt kann man die Links im Text kürzen. Beispielsweise https://link.realview.ch/345kdE8i
Mit Text drucken kann gewählt werden ob der Text im PDF des Protokolls und / oder der Einladung erscheinen soll. Ist die Funktion deaktiviert, erscheint der Text nicht im PDF des Protokolls und / oder der Einladung.
Mit Pendenzenliste drucken kann gewählt werden ob die Pendenzenliste im PDF des Protokolls und / oder der Einladung erscheinen soll. Ist die Funktion deaktiviert, erscheint die Pendenzenliste nicht im PDF des Protokolls und / oder der Einladung.
Mit Beschlussliste drucken kann gewählt werden ob die Beschlussliste im PDF des Protokolls und / oder der Einladung erscheinen soll. Ist die Funktion deaktiviert, erscheint die Beschlussliste nicht im PDF des Protokolls und / oder der Einladung.
Bei Erledigt Pendenzen drucken kann eingestellt werden ob die in diesem Protokoll erledigten Pendenzen im aktuellen Protokoll noch erscheinen sollen (Standard), ob die erledigten Pendenzen in jedem Protokoll immer gedruckt werden sollen oder ob die erledigten Pendenzen sofort ausgeblendet werden sollen.
Kann aktiviert werden um ein Protokoll als Vorabzug zu markieren.
Ist Angehängte Beilagen in Protokoll übernehmen aktiv, so werden beim generierten PDF des Protokolls die PDF-Beilagen direkt an das Protokoll angefügt. Ist die Funktion deaktiviert, so werden die Beilagen in der E-Mail als separate Dateien mitgesendet. Es können nur PDF-Beilagen direkt an das Protokoll angefügt werden.
Wenn Du PDF/A nutzen möchtest, kannst Du diese Funktion aktivieren. Das PDF-Protokoll wird, sofern keine durchsichtigen Elemente vorhanden sind, in ein PDF/A umgewandelt. PDF/A entspricht dem ISO-Standard 19005-2:2012 (PDF/A-3) und wird für Langzeitarchivierungen benutzt.
Sortierung
Unter Sortierung kann für die Pendenzen-/ und Beschlussliste eingestellt werden, ob diese pro Traktandum oder Sitzung sortiert werden sollen.
Werden die Pendenzen-/ oder Beschlussliste nach Traktanden sortiert, so werden jeweils die Traktanden im grauen Balken angezeigt und darunter die Pendenzen / Beschlüsse in den Traktanden aufgeführt. Beispiel Traktandum 2 - Pendenzen
Bei der Sortierung nach Sitzungen, werden im grauen Balken die Sitzungen angezeigt und darunter die Pendenzen / Beschlüsse aus dieser Sitzung. Beispiel Sitzung 1 - Bauherrensitzung
Dateiname
Ist die Funktion aktiv, kann für das Protokoll, die Einladung, die Pendenzen- und die Beschlussliste ein eigener Dateiname gewählt werden, welcher automatisch generiert wird. Zur Hilfe können die Platzhalter genutzt werden:
- {yyyy} - vierstellige Jahreszahl
- {yy} - zweistellige Jahreszahl
- {mm} - zweistellige Monatszahl
- {dd} - zweistellige Tageszahl
- {ProtokollNummer} - Protokollnummer
- {ProtokollArt} - Protokollart, Bezeichnung des Protokolls
- {DokumentenName}
- {ProjektNummer} - Projektnummer
- {ProjektBezeichnung} -Projektbezeichnung
- {ProjektOrt} - Projektort
- {ProjektKurzBez} - Kurzbezeichnung des Projekts
- {InitialenErsteller} - Initialen des Protokollerstellers
Versand
Ist das Mitsenden der ICS-Kalenderdatei aktiv, wird beim Versand des Protokolls für die nächste Sitzung oder beim Versand der Einladung eine Kalender-Datei mitgesendet.
Es kann gewählt werden ob Personen mit der Kategorie Verteiler in der E-Mail im AN oder CC hinzugefügt werden.
Wird der eigene Versandtext aktiviert, kann für die Einladung und den Versand des Protokolls ein individueller Versandtext eingegeben werden. Ist diese Funktion deaktiviert, wird automatisch der Versandtext aus den Programmeinstellungen übernommen.
Weiteres
Allgemein
Wenn Text zurücknummerieren beim Kopieren aktiv ist, werden die Positionsnummern der Texteinträge beim Kopieren in ein neues Protokoll auf 1 zurück gesetzt.
Es wird jeweils automatisch die Sprache des Protokollerfassers als Protokoll-Sprache gesetzt. Diese kann pro Protokoll angepasst werden. Die Usersprache kann in der Programmverwaltung angepasst werden.
Einzelne Protokollserien können archiviert werden. In den Projekteinstellungen hast Du auch die Möglichkeit ein komplettes Projekt zu archivieren.
Ist Beilagen mitkopieren aktiv, werden die Beilagen beim Kopieren des Protokolls mitkopiert.
Mit dem lokalen Speicherort kann ein Ordner ausgewählt werden, in welchem die Protokolle automatisch beim Versand ebenfalls abgelegt werden.
Wird die Funktion Keine Unterordner anlegen am Speicherort deaktiviert, legt es für jede Sitzung beziehungsweise für jedes Protokoll einen Unterordner mit der Protokollnummer und Protokollserie an.
Dieses Protokoll wird als Vorlage verwendet und kann zum Kopieren in eine andere Protokoll-Serie übernommen werden. Vorlagen können nur durch einen Superuser erstellt und bearbeitet werden.
Schnittstellen
Zuunterst findet man noch die Möglichkeiten das Protokoll mit einem der möglichen Programme zu verknüpfen. Um mehr Informationen zu den Schnittstellen zu erhalten, melde Dich bei dem REΛLVIEW Support unter 044 512 18 00 oder [email protected].
