Protokoll | Pendenzenübertrag vom Protokoll ins Baumanagement

💡 Mit dieser Schnittstelle überträgst du Pendenzen aus einem Protokoll der Protokoll-App direkt in die Pendenzen-/Mängelliste der Baumanagement-App. Die Übertragung erfolgt manuell auf Knopfdruck und beinhaltet Feststelldatum, Behebungsfrist und die automatische Zuweisung an den passenden Unternehmer.

❗ Voraussetzung: Beide Apps müssen innerhalb derselben Firma laufen. Eine Synchronisation mit externen Datenbanken ist nicht möglich.

Projekt verknüpfen

Die Verknüpfung zwischen dem Protokoll und Baumanagement erfolgt auf Projektebene. Beachte, dass für das Erstellen, sowie für das Verknüpfen nur für Superuser möglich ist. Es gibt zwei Möglichkeiten, das Projekt zu verknüpfen:

Neues Projekt anlegen und verknüpfen

Erstelle im Baumanagement über das grüne Plus ein neues Projekt, falls das Projekt im Baumanagement noch nicht existiert.
Im Protokoll kann über das grüne Plus nun "Projekt aus Baumanagement erfassen" gewählt werden.
Nun kann das gewünscht Projekt ausgewählt und das Projektteam zugewiesen werden.

Bestehendes Projekt verknüpfen

Wechsle im Protokoll über Dein Logo oben rechts ins Adminmenü
Wähle in der Projektliste das gewünscht Projekt aus.
Im Abschnitt Verknüpfungen kann die Verknüpfung mit dem Baumanagement ausgewählt werden.
Nun kann das gewünscht Projekt ausgewählt werden.
Bei der Frage, ob die Informationen behalten oder überschrieben werden sollen, kannst Du das gewünscht wählen.
Behalten: Beide Projekte behalten ihre Projektinformationen wie Projektnummer, Name, Ortschaft.
Überschreiben: Die Projektinformationen wie Projektnummer, Name, Ortschaft werden vom Baumanagement ins Protokoll übernommen.

E-Mailendung in beides Apps sicherstellen

Damit eine Pendenz dem korrekten Unternehmer in der Baumanagement-App zugewiesen wird, muss die Mailendung (z. B. @realview.ch) an zwei Stellen vorhanden sein:

In der Adressliste im Baumanagement muss die E-Mail bei dem endsprechendem Unternehmen vorhanden sein. Wichtig ist hierbei, dass die E-Mail bei der Firma selbst und nicht bei einer Person hinterlegt sein muss.
Bei der zuständigen Person der Pendenz im Protokoll. Die E-Mailadresse wird bei den Teilnehmenden hinterlegt.

Schnittstelle im Protokoll aktivieren

Wechsle im dem gewünschten Protokoll in die Einstellungen.
Wechsle in das Register Weiteres und wechsle zu den Schnittstellen
Aktiviere im Abschnitt Baumanagement die Option "Pendenzen ins Baumanagement übertragen"

Beim Aktivieren werden in dem Projekt im Baumanagement automatisch folgende Einträge erstellt:

eine Projektstruktur mit der Bezeichnung "Protokolle" sowie eine Substruktur mit der Protokollbezeichnung
eine Abnahmeaart mit der Bezeichnung "Protokolle"

❗ Die Strukturen und die Abnahmeart dürfen nicht gelöscht oder umbenannt werden, da sie die Grundlage für den Datenaustausch zwischen den Apps bilden.

Synchronisation starten

Wechsle im Protokoll in die Pendenzenliste
Wähle oben auf das graue Aktualisieren-Icon

Die Übertragung wird gestartet. Anschliessend findest du die Pendenzen in der Pendenzen-/Mängelliste im Baumanagement, mit folgenden Angaben:

Feststelldatum entsprechend dem Datum aus dem Protokoll
Behebungsfrist aus der Pendenz im Protokoll
Zuweisung an den Unternehmer, dessen Mailendung mit der zuständigen Person im Protokoll übereinstimmt

Wichtige Hinweise

❗ Firmen-Scope: Die Synchronisation funktioniert ausschliesslich zwischen Datenbanken innerhalb derselben Firma.

💡 Mehrere Synchronisationen: Die manuelle Synchronisation kann beliebig oft ausgelöst werden. Neue oder geänderte Pendenzen werden bei jedem Klick auf das Aktualisieren-Icon übertragen.