Procès-verbal | Transfert des points en suspens du procès-verbal vers la gestion de construction

💡 Grâce à cette interface, vous pouvez transférer les tâches en attente d'un procès-verbal de Protokoll-App directement vers la liste des tâches en attente/défauts de Baumanagement-App. Le transfert s'effectue manuellement d'un simple clic et inclut la date de constat, le délai de réparation et l'attribution automatique à l'entrepreneur concerné.

❗ Condition préalable : les deux applications doivent fonctionner au sein de la même entreprise. Une synchronisation avec des bases de données externes n’est pas possible.

Associer un projet

L’association entre le rapport et la gestion de chantier s’effectue au niveau du projet. Notez que la création et l’association ne sont possibles que pour les super-utilisateurs. Il existe deux façons d’associer le projet :

Créer un nouveau projet et l’associer

Dans la Baumanagement, créez un nouveau projet à l’aide du pluse vert si celui-ci n’existe pas encore dans la gestion de chantier.
Dans le Protokoll, vous pouvez désormais sélectionner “Saisir un projet depuis la gestion de chantier” via le pluse vert.
Vous pouvez alors sélectionner le projet souhaité et attribuer l’équipe de projet.

Associer un projet existant

Dans le journal, cliquez sur votre logo en haut à droite pour accéder au menu d'administration.
Sélectionnez le projet souhaité dans la liste des projets.
Dans la section Liens, vous pouvez sélectionner le lien vers la gestion de chantier.
Vous pouvez alors sélectionner le projet souhaité. Lorsqu’on vous demande si vous souhaitez conserver ou remplacer les informations, vous pouvez choisir l’option de votre choix. Conserver : les deux projets conservent leurs informations (numéro de projet, nom, localité). Remplacer : les informations du projet (numéro de projet, nom, localité) sont transférées de la gestion de chantier vers le journal.

S'assurer que l'extension d'e-mail figure dans les deux applications

Pour qu'une tâche en attente soit attribuée au bon entrepreneur dans l'application de gestion de chantier, l'extension d'e-mail (par exemple @realview.ch) doit figurer à deux endroits :

Dans la liste d'adresses de la gestion de chantier, l'adresse e-mail de l'entreprise correspondante doit être enregistrée. Il est important ici que l’adresse e-mail soit enregistrée au nom de l’entreprise elle-même et non au nom d’une personne.

Chez la personne responsable de la tâche en attente dans le protocole. L’adresse e-mail est enregistrée pour les participants.

Activer l’interface dans le procès-verbal

Dans le protocole souhaité, accédez aux Paramètres.
Cliquez sur l'onglet Autres, puis accédez à la section Interfaces.
Dans la section Baumanagement, activez l'option “Transférer les tâches en attente vers la gestion de chantier”.

Une fois cette option activée, les entrées suivantes sont automatiquement créées dans le projet au sein de la gestion de chantier :

Une structure de projet intitulée "Protokolle" ainsi qu’une sous-structure portant le nom du procès-verbal
Un type de réception intitulé "Protokolle”.

❗ Les structures et le type de réception ne doivent pas être supprimés ni renommés, car ils constituent la base de l’échange de données entre les applications.

Lancer la synchronisation

Dans le procès-verbal, accédez à la liste des points en suspens
Cliquez sur l’icône grise Actualiser en haut de la page

Le transfert est lancé. Vous retrouverez ensuite les tâches en attente dans la liste des tâches en attente/défauts de la gestion de chantier, avec les informations suivantes :

Date de constat correspondant à la date figurant dans le procès-verbal
Délai de correction issu de la tâche en attente dans le procès-verbal
Attribution à l’entrepreneur, dont l’adresse e-mail correspond à celle de la personne responsable mentionnée dans le procès-verbal

Remarques importantes

❗ Périmètre de l'entreprise : la synchronisation fonctionne exclusivement entre les bases de données au sein d'une même entreprise.

💡 Synchronisations multiples : la synchronisation manuelle peut être lancée autant de fois que souhaité. Les tâches en attente nouvelles ou modifiées sont transférées à chaque clic sur l'icône "Actualiser".